Organizacja pracy – jak ją poprawić i odpowiednie narzędzia

organizacja pracy

Aktywność zawodowa dla większości osób jest bardzo ważna. Praca pozwala nam nie tylko uzyskać życiową stabilizację ale także, z założenia ma być źródeł satysfakcji i miejscem rozwoju zawodowego. Aby tak się działo warto zadbać o właściwą organizację pracy.

Jak poprawić organizację pracy?

Bez względu na to, czy pracujemy w biurze czy zdalnie w domu, powinniśmy dbać o swoje miejsce pracy. Z całą pewnością niezbędne jest duże biurko, wygodny fotel, odpowiednie oświetlenie i miejsce do przechowywania dokumentów oraz artykułów biurowych. Jest niezmiernie ważne aby każdy pracownik dbał o porządek w miejscu pracy. Uporządkowana przestrzeń, gdzie nic niepotrzebnie nie rozprasza, sprzyja koncentracji i osiąganiu lepszych efektów. Dodatkowo, gdy wszystko ma swoje miejsce nie tracimy czasu na szukanie dokumentów. Warto zaprojektować sobie własny system przechowywania i oznaczania dokumentów, tak aby wszystko było przejrzyste. Niedaleko biura można powiesić także tablicę korkową, by umieszczać na niej przypomnienia oraz informacje szablonowe, z których korzystamy wielokrotnie.

Narzędzia, które pomagają w organizacji pracy

Aby lepiej organizować swoją pracę można wspomagać się wieloma narzędziami. Godne polecenia są aplikacje do zarządzania zadaniami, aplikacje do tworzenia list zadań czy wszelkie inne narzędzia, które obliczają czas pracy. Dzięki elektronicznym kalendarzom można zapisywać ważne zadania zawodowe a później automatycznie otrzymywać powiadomienia. Osoby, które mają problem z rozpraszaniem się poprzez portale społecznościowe, przy pomocy specjalnych aplikacji, mogą je blokować na określony czas.

Planuj swoją pracę

Podstawowy nawyk, którzy bardzo usprawnia organizację pracy to planowanie zadań i oszczędzanie czasu w pracy. Na koniec dnia należy zrobić listę zadań na dzień kolejny. Nie powinna ona być długa, najlepiej zamieścić 3-4 większe zadania. Bardzo ważne jest by oszacować, które zadanie jest dla nas priorytetowe czyli ważne a niekoniecznie pilne. Zadanie priorytetowe zawsze wykonujemy rano. Na realizację każdego zadania trzeba przeznaczyć określony czas, uwzględniając wystąpienie czynników nieprzewidzianych. W planie umieszczamy też przerwy, które są niezbędne do regeneracji. Na koniec dnia należy wykonać monitoring postępów.

Podziel pracę na dni tematyczne

Osoby, których praca ma charakter wielowymiarowy i składa się z mnóstwa bardzo różnych obowiązków mogą rozważyć pracę w systemie dni tematycznych. Oznacza to, że na przykład w poniedziałek są prace typowo komputerowe, we wtorek spotkania z klientami a w środę na przykład tworzenie ofert i odpowiadanie na zapytania. Ten typ pracy sprawdza się szczególnie dobrze, w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *